Lựa chọn Văn phòng Công chứng như thế nào, hợp lý với bạn?

Dịch vụ công chứng từ khi được xã hội hóa đến nay đã thực sự trở thành dịch vụ cần thiết và ngày càng phát triển ở Việt Nam, đặc biệt ở các thành phố lớn. Nhu cầu công chứng của mỗi người dân cũng ngày càng cao. Riêng ở Hà Nội đã có hơn 100 Văn phòng công chứng. Vậy nên lựa chọn Văn phòng công chứng như thế nào để tiết kiệm thời gian, hiệu quả và cảm thấy thoải mái? Bài viết hôm nay tôi sẽ chia sẻ về vấn đề này.

Việc công chứng tôi đề cập trong bài viết này khác với chứng thực hay xác nhận ở UBND các cấp nhé. Bạn muốn chứng thực hộ khẩu hoặc xác nhận các thông tin về nhân thân như: khai sinh, chứng tử, quan hệ vợ chồng, quan hệ cha, mẹ, con… thì bạn không có quyền lựa chọn mà buộc phải đến UBND cấp có thẩm quyền (chẳng hạn UBND xã, phường… nơi bạn cư trú). Nhưng việc công chứng tôi nói trong bài viết này thì bạn có quyền lựa chọn nơi mà bạn ưng ý nhất.

1. Trước tiên bạn hãy phân biệt Phòng công chứng và Văn phòng công chứng

Nói một cách đơn giản và dễ hiểu nhất thì Phòng công chứng là của nhà nước, thường được quen gọi là công chứng nhà nước. Còn Văn phòng công chứng là của tư nhân, thường quen gọi là công chứng tư. Vậy nên khi đi công chứng bạn để ý tên của tổ chức công chứng đó, nếu là “Phòng” thì là của Nhà nước còn nếu là “Văn phòng” thì của tư nhân. Ngoài ra Phòng công chứng thường đặt tên theo số, VD Phòng công chứng số 1, số 2, số 3…

Về cơ bản chỉ khác nhau tên gọi và chủ sở hữu vốn thôi, cách thức hoạt động liên quan đến khách hàng công chứng hoàn toàn giống nhau. Còn để đánh giá cái nào tốt hơn cái nào thì còn phải xét thêm nhiều yếu tố nữa.

Trong bài viết này tôi gọi tắt tất cả bằng từ VPCC cho tiện.

2. Có hướng dẫn thủ tục cho bạn mà chưa cần xem giấy tờ hay không?

Thông thường trước khi đi công chứng bạn thường muốn hỏi thủ tục trước, sau đó khi lựa chọn được nơi công chứng rồi thì mới mang giấy tờ qua. Nhưng không phải nơi nào cũng chịu khó giải thích thủ tục cho bạn khi chưa có giấy tờ. Khi đó họ thường bảo bạn đại ý là mang giấy tờ qua rồi họ sẽ nói cụ thể. Điều đó không phải do khả năng hay trình độ mà có lẽ chỉ là do họ muốn tư vấn chính xác hơn cho bạn mà thôi.

Tuy nhiên có rất nhiều VPCC sẵn sàng tư vấn cặn kẽ, chi tiết cho bạn khi bạn chỉ đến hỏi hoặc thậm chí hỏi qua điện thoại thôi mà chưa cần phải mang bất cứ giấy tờ nào đến. Hãy ưu tiện chọn những VPCC như vậy.

3. Tư vấn và hướng dẫn có rõ ràng, dễ hiểu hay không?

Bạn thích một người tư vấn nhiệt tình, nhiều nội dung và nhiều giải thích hay một người tư vấn ngắn gọn và đúng trọng tâm?

Tuy cách thức và khả năng diễn đạt của mỗi người là khác nhau nhưng các công chứng viên (CCV) và chuyên viên của VPCC đều được đào tạo kỹ năng tư vấn pháp luật chuyên nghiệp. Đúng là những người tư vấn nhiệt tình thường gây được nhiều thiện cảm hơn nhưng theo tôi, bạn nên ưu tiên chọn VPCC tư vấn một cách gọn gàng, đúng câu hỏi, và quan trọng là bạn cảm thấy dễ hiểu là được. Nhiều khi việc giải thích nhiều vấn đề sẽ làm bạn thấy rối hơn khi được tư vấn xong.

4. Giá cả, phí dịch vụ có rõ ràng hay không?

Phí dịch vụ là vấn đề được quan tâm hàng đầu đối với mỗi khách hàng đến công chứng. Theo quy định thì các VPCC đều phải công khai niêm yết các loại phí tại trụ sở. Nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thời gian xem và hiểu được bảng phí đó. Vậy nên nếu bạn hỏi tư vấn dù trực tiếp hay qua điện thoại thì cũng đừng ngần ngại mà hỏi các chi phí cụ thể cho việc công chứng của bạn, công chứng thì ngoài phí nhà nước theo quy định, còn có thể có các loại phí như: phí soạn thảo, phí ký ngoài trụ sở, phí ký ngoài giờ…

Bạn nên ưu tiên chọn những VPCC có sự tư vấn rõ ràng các loại phí. Rõ ràng ở đây không nhất thiết phải là một con số cụ thể, bởi vì còn phụ thuộc vào hồ sơ và giá trị tài sản của bạn khi công chứng nữa. Mà rõ ràng thể hiện ở việc bạn hiểu được với vụ việc của bạn thì có những phí gì, cách tính như thế nào, tổng chi phí hết khoảng bao nhiêu tiền…

Bạn cũng lưu ý là VPCC sẽ có một bộ phận kế toán riêng để tính các chi phí, vậy nên nhiều khi người tư vấn cho bạn sẽ không nhớ hết được mà phải hỏi bộ phận kế toán. Do đó có thể họ sẽ hẹn gọi lại và thông báo chi phí cho bạn sau. Đó là việc rất bình thường, không có gì “mập mờ” đâu.

5. Thái độ phục vụ và thực hiện công việc như thế nào?

Công chứng cũng là một dịch vụ, đó là một loại dịch vụ pháp lý. Nhưng không giống như cơ quan hành chính nhà nước, bạn không có quyền lựa chọn, thì ngược lại dịch vụ công chứng cũng như rất nhiều dịch vụ khác trong xã hội, khi đi công chứng bạn là khách hàng và bạn trả tiền để được phục vụ. Vậy nên bạn có quyền được hưởng một dịch vụ tốt và chất lượng, phù hợp với số tiền mà bạn bỏ ra. Nếu không, bạn có quyền tự do lựa chọn bất kỳ một VPCC nào khác.

Bạn biết điều này và VPCC cũng như các công chứng viên cũng đều hiểu điều này. Vậy nên sẽ không bao giờ có chuyện VPCC gây khó khăn hay cửa quyền với bạn. Nếu như có một lúc nào đó bạn cảm thấy như vậy, bạn hãy bình tĩnh suy nghĩ xem, có phải bạn đang “hiểu lầm” họ hay không?

Chẳng hạn, nếu bạn thấy họ yêu cầu bạn quá nhiều giấy tờ, mà bạn cảm thấy rằng không cần thiết, thì đó là do “quy định nó vậy”, họ cũng muốn bớt giấy tờ cho bạn lắm nhưng đó là quy định của pháp luật và điều quan trọng hơn, đó là để đảm bảo an toàn, hạn chế tối đa rủi ro và tranh chấp cho cả bạn và cho cả VPCC. Nếu bạn thấy giấy tờ lằng nhằng, đừng chần chừ hãy hỏi ngay là tại sao lại phải cung cấp những giấy tờ này, hỏi đến khi nào họ giải thích cho bạn hiểu thì thôi. Lúc đó bạn sẽ thấy thoải mái khi cung cấp giấy tờ cho họ.

Về cách thức thực hiện công việc thì cứ nhanh, gọn, cẩn thận và chính xác là được rồi. Cái này bạn nhìn hợp đồng họ soạn ra là sẽ đánh giá được phần nào. Thỉnh thoảng lỡ sai vài lỗi chính tả trong hợp đồng, văn bản mà bạn phải đi đính chính lại cũng không sao, chuyện bình thường thôi, không đánh giá được chất lượng VPCC ở mấy lỗi chính tả đó.

Về thái độ thì bạn cứ đánh giá dựa trên cảm nhận của bạn là chính xác rồi. Dù cảm nhận đó là chủ quan hay khách quan thì dù sao cũng phải có thiện cảm với nhau thì làm việc mới thoải mái được.

6. Mức độ nhiệt tình và dễ dàng đến đâu?

Bạn đến một VPCC mà họ cực kỳ nhiệt tình tư vấn cho bạn, thiếu giấy tờ gì họ cũng có cách giải quyết. Vụ việc, giao dịch của bạn khó khăn và phức tạp đến đâu họ cũng có thể xử lý được trong khi có thể bạn đã bị một số VPCC khác từ chối hoặc yêu cầu giấy tờ “lằng nhằng” hơn. Nói chung là kiểu gì bạn cũng sẽ công chứng được hợp đồng, giao dịch ở VPCC đó. Đương nhiên kèm theo đó sẽ là thêm một khoản chi phí khác nữa. Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy hài lòng và thoải mái hơn những nơi khác rồi. Nhưng liệu bạn có nên YÊN TÂM với hợp đồng, văn bản đã được công chứng như vậy không? Chưa chắc đâu nhé.

Sau một thời gian không ngắn được trải nghiệm các dịch vụ công chứng, và được tiếp xúc với các công chứng viên cũng như chuyên viên tư vấn, tôi nhận thấy là không giống như luật sư, sẽ chỉ bảo vệ quyền lợi tối đa cho khách hàng, thân chủ của mình, thì nhiệm vụ của các công chứng viên là phải đảm bảo an toàn tối đa cho các giao dịch, hợp đồng, văn bản mình công chứng, mà không được nghiêng về phía bên nào cả, kể cả đó là bên khách hàng đã thuê mình công chứng.

Mối quan hệ giữa VPCC và khách hàng có thể nói là “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu” 😆 . Bất kỳ bên nào vô tình hay cố ý làm sai cũng sẽ gây hại cho bên còn lại.

Bạn luôn nghĩ rằng, văn bản, hợp đồng của bạn “có công chứng” là hoàn toàn yên tâm và chắc ăn rồi? Thực tế thì chưa hẳn là như vậy. Chỉ có VPCC và CCV nào ý thức được mối quan hệ “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu” với khách hàng thì khi đó giao dịch, hợp đồng của bạn mới được đảm bảo an toàn và có thể yên tâm được. Đó là những VPCC và CCV có trách nhiệm và có “tâm”. Bạn có thể đặt niềm tin vào dịch vụ của họ.

Nhưng một số VPCC và CCV lại không nghĩ vậy, họ đặt việc công chứng được và thu được phí dịch vụ của khách hàng là ưu tiên số một, hoặc họ có tư duy cho rằng chỉ chứng nhận đúng là có người đó, thực hiện giao dịch đó mà không cần quan tâm đến các yếu tố pháp lý hay giấy tờ khác liên quan. Họ cho rằng khi có tranh chấp, rủi ro thì đó là việc của khách hàng, mình không có liên quan gì cả.

Thực tế là văn bản, hợp đồng đã công chứng vẫn có nguy cơ bị vô hiệu hoặc bị hủy bởi tòa án, thêm vào đó nếu như văn bản hay hợp đồng đó có những điều khoản rất bất lợi cho bạn, thì bạn sẽ có khả năng thua rất lớn khi có tranh chấp và phải ra tòa.

Như vậy có thể là cùng một giao dịch nhưng khi bạn công chứng ở VPCC này thì giao dịch của bạn sẽ an toàn nhưng nếu công chứng ở VPCC khác thì bạn lại đang phải đối mặt với nguy cơ văn bản hợp đồng bị vô hiệu hoặc rủi ro và tranh chấp cao trong tương lai.

Cách nhận biết tốt nhất trong trường hợp này có lẽ là… hỏi. Nếu bạn cảm thấy “có gì đó sai sai”, bạn hãy hỏi họ thật cụ thể và chi tiết để họ giải thích lý do, bạn hãy đặt ra nhiều tình huống và giả thiết (nếu thế này hoặc nếu thế kia thì có sao không chẳng hạn) để biết được các rủi ro có thể phát sinh. Nơi nào giải thích rõ ràng và bạn thấy vấn đề được sáng tỏ, thì bạn có thể yên tâm và tin tưởng nơi đó.

Chốt lại 1 câu: Chưa chắc VPCC yêu cầu bạn cung cấp ít giấy tờ và đơn giản đã tốt và đáng tin cậy hơn VPCC yêu cầu nhiều giấy tờ hơn đâu nhé.

7. Cách xử lý vấn đề có linh hoạt và đúng quy định?

VPCC làm việc chắc chắn cẩn thận là rất tốt rồi, nhưng nếu nguyên tắc quá thì bạn sẽ thấy hơi… nản. Nhất là khi việc xử lý một cách linh hoạt lại không hề trái luật. Tình huống cần linh hoạt phổ biến hơn cả ở các VPCC đó là thay thế một số giấy tờ. Có một số giấy tờ có thể thay thế cho nhau mà vẫn đúng quy định của pháp luật. Một VPCC biết cách tư vấn để khách hàng có thể cung cấp các giấy tờ thuận lợi hơn cho khách hàng mà vẫn đúng quy định, đảm bảo an toàn cho hợp đồng, giao dịch thì đó là một VPCC đáng để bạn tin tưởng và trả phí dịch vụ cho họ.

8. Cách giải quyết khi lỡ làm sai

Khi bạn làm bất cứ việc gì thì sai sót cũng là điều không thể tránh khỏi. Công chứng là một dịch vụ pháp lý, có thể chỉ cần một sai sót nhỏ cũng gây thiệt hại lớn cả cho khách hàng và cho công chứng viên. Vì vậy công chứng viên cũng là một nghề có sự rủi ro và tính trách nhiệm cao.

Những sai sót mà tôi nói ở đây là những sai sót không gây hậu quả nghiêm trọng và đã kịp được phát hiện ra trước khi phát hành hợp đồng công chứng, chẳng hạn như quên, thiếu 1 giấy tờ nào đó, nhầm lẫn trong văn bản, hợp đồng, giải thích sai, giải thích nhầm quy định cho khách hàng..v..v.. Những sai sót này kể cả ở những VPCC tốt nhất đi nữa thì thỉnh thoảng vẫn xảy ra (thỉnh thoảng thôi chứ thường xuyên thì “có vấn đề” rồi 😆) và nếu không may điều “thỉnh thoảng” đó lại rơi trúng vào bạn thì bạn cũng hãy cho họ cơ hội để sửa sai. Nếu như họ trung thực nhận lỗi và sửa sai một cách đàng hoàng, minh bạch và có trách nhiệm, quan trọng là bạn cảm thấy hài lòng thì đó là một VPCC tốt và đáng tin cậy. Bạn nên tiếp tục sử dụng dịch vụ của họ trong tương lai.

Còn nếu biết chắc lỗi sai là do họ rồi nhưng họ vẫn tìm cách từ chối và đổ lỗi cho ai đó, hoàn cảnh nào đó… thì bạn nên cân nhắc việc có nên tiếp tục sử dụng dịch vụ công chứng của những nơi đó hay không.

Đó là 8 điều cần lưu ý khi bạn lựa chọn VPCC để công chứng các giao dịch, hợp đồng, văn bản mà tôi muốn chia sẻ với bạn qua quá trình tiếp xúc và làm về công chứng.

DSC03358

Tóm lại, một VPCC to, hoành tráng, vị trí đẹp cũng không hoàn toàn phản ánh được chất lượng dịch vụ tương xứng. Phòng công chứng nhà nước chưa chắc đã yên tâm hơn hẳn các VPCC tư nhân.