Cách đặt chức danh trên danh thiếp bằng tiếng Anh (st)

Trong quá trình hội nhập và phát triển, Việt Nam tiếp cận rất nhiều thuật ngữ mới. Các thuật ngữ mới được dùng dưới nhiều hình thức khác nhau, đặc biệt là các chữ cái viết tắt được chấp nhận như những từ ngữ phái sinh cùng tồn tại trong ngôn ngữ tiếng Việt.

Trong giao tiếp, khi gặp nhau hoặc trước khi bước vào cuộc thảo luận, hoặc thương lượng, Bạn thường trao đổi danh thiếp (card visit) trong đó thường ghi nghề nghiệp chính hoặc chức vụ cao nhất mà người đó đang nắm giữ. Danh thiếp tên càng giản dị, càng khiêm nhường càng gây lòng tin cho người nhận hơn là những danh thiếp ghi quá rườm rà.

Nhìn lại lịch sử nước ta, trước năm 1975 tại miền nam, danh thiếp tên phụ nữ không ghi địa chỉ. Riêng danh thiếp tên công việc (business card) có thể ghi thêm tên và địa chỉ chi tiết công ty và in thêm logo của công ty (nếu có) nhưng nhất thiết không được biến danh thiếp thành một tấm biển quảng cáo nho nhỏ, trông rất hài hước, làm giảm giá trị của người có tên trên đó. Danh thiếp này khác với danh thiếp phát kèm quảng cáo công ty – không có đại diện cá nhân mà là tổ chức hoặc công ty.

Ngôn ngữ : đối với name card tên chỉ dùng đối nội chỉ nên in bằng tiếng Việt; đối với name card tên dùng đối ngoại chỉ nên in bằng tiếng Anh, hoặc một mặt bằng tiếng Việt, một mặt bằng tiếng Anh, không nên in song ngữ ở cùng một mặt. Đối với name card công việc: không nên ghi địa chỉ nhà riêng và nếu cẩn thận, không ghi cả số điện thoại di động nữa.

MG_名刺01

Tới vấn đề bàn luận : Thể hiện chức vụ bằng tiếng Anh trên danh thiếp – card visit:

1. Trước nhất, đối với những người chỉ là nhân viên thường, không giữ chức vụ nào, sau chữ “nhân viên” ghi thêm bộ phận đang làm vịệc, hoặc ghi tính chất việc làm trước chữ “nhân viên”.

Thí dụ : Ông Nguyễn Văn A, nhân viên phòng marketing thì ghi như sau:

Nguyen Van A

Marketing Officer

hoặc

Nguyen Van A

Officer Marketing Departmemt

Đối với phụ nữ, để tiện xưng hô, tránh để gây phiền lòng phụ nữ, ta ghi như sau:

a) Chưa lập gia đình:

Nguyen Thi My (Miss)

Marketing Officer

b) Đã lập gia đình:

Nguyen Thi My (Mrs)

Hiện nay, vì phép lịch sự, có khuynh hướng dùng chung cho cả 2 trường hợp đều là Ms (không phân biệt đã hoặc chưa lập gia đình).
Nếu không phải là Việt kiều, chỉ nên ghi đầy đủ theo thứ tự bằng tiếng Việt, không nên đảo ngược lại theo thứ tụ tiếng Anh. Hãy giải thích hoặc hãy để người nước ngoài tự tìm hiểu đâu là “họ” đâu là “tên” và đâu là “chữ lót”. Do đó không ghi như sau:

A Van. Nguyen Hoặc A Nguyen

Ngoại trừ bạn thích đặt một tên tiếng Anh.

2. Nếu là người thư ký chung cho văn phòng thì đề là “clerk” hoặc “admin_clerk”, còn thư ký riêng cho một nhân vật trong công ty thì ghi là “secretary” hoặc “private and confidential secretary”, thư ký riêng kiêm trợ lý tổng giám đốc hoặc giám đốc thì ghi là secretary-cum-assistant to the MD (Managing Director).

3. Chức “Trưởng phòng” thì phức tạp hơn. Chữ “phòng” có khi dịch là “service” có khi là “office”, có khi là “bureau”, có khi là “department”. Nếu chữ phòng là “service”, “office”, ”bureau” thì “Trưởng phòng” nên đề là “chief”, nếu là “department” thì trưởng phòng nên đề là “manager”.

Thí dụ: Trưởng phòng nghiệp vụ ngân hàng đối ngoại nên đề là “Manager of International Banking Departmen”; trưởng phòng kế toán là “Manager of Accounting Department” đừng lầm với kế toán trưởng là “Chief Accountant”; trưởng phòng đại diện là “Chief of Representative Office” trưởng phòng liên lạc “chief of Liaison Office” v.v… Ngoài ra không dùng chữ “Head” để dịch trưởng phòng hoặc người đứng đầu các bộ phận khác, vì chữ Head không được dùng một cách trọng thức (formal)

4. Còn chức giám đốc và tổng giám đốc lại rất phức tạp, tùy theo người Anh hay người Mỹ. Đối với Anh, giám đốc là director, managing director, executive director, nhất thiết phải thuộc hội đồng quản trị (board of directors) hoặc người chủ sở hữu vốn công ty.

Nếu giám đốc được thuê ngoài thì dùng “manager”; do đó tổng giám đốc là director general (nếu từ hội đồng quản trị) và manager general (nếu thuê ngoài).
Chức vụ phó cũng hết sức chú ý: dùng từ Vie nếu có quyền hạn tương đương tổng giám đốc khi ông này vắng mặt; dùng “deputy” nếu quyền hạn bị hạn chế và giới hạn số tiền tối đa được ký; “phụ tá” (assistant) nếu không được ủy quyền hợp lệ (lawful power of attorney) sẽ không được ký kết bất cứ văn kiện, hợp đồng nào.
Do vậy, phó tổng giám đốc sẽ là “Vice managing director”, “deputy managing director” và phụ tá tổng giám đốc sẽ là: “assistant to the MD” , hoàn toàn có nhiện vụ, quyền hạn rất khác nhau, phải hết sức cảnh giác khi ký hợp đồng

Cũng cần biết thêm quyền tổng giám đốc: Acting MD; đương kim tổng giám đốc: incumbent MD; cựu tổng giám đốc: late MD; tổng giám đốc sắp nhậm chức: incoming MD; tổng giám đốc sắp mãn nhiệm: outgoing MD; tổng giám đốc mới được bầu: MD – elect; giám đốc dự khuyết: Alternate director: chủ tịch hội đồng quản trị: chairman of the Board of Directors.

CEO là gì? Có khi không dễ hiểu một chức vụ nào đó bằng tiếng Anh (ví dụ: Executive Offier (Nhật Bản), Executive Director (Singapore), General Manager (Đài Loan)…, hoặc thấy khó dịch một chức danh nào đó sang tiếng Anh như: cán bộ phụ trách hiện trường, anh nuôi…).

CEO (Chief Executive Officer) tạm dịch là giám đốc điều hành. Trong nhiều tập đoàn, công ty của Mỹ (và một số nước khác), vị trí cao nhất (top position) là Chairman hay President, dưới đó là các Vice president, officer (hoặc director) – người điều hành, quyết định những việc quan trọng, rồi đến general manager, manager – người phụ trách công việc cụ thể.
Các chức vụ có thể được “kiêm”, thường thấy là President and CEO. Có công ty không dùng CEO điều hành công việc hàng ngày (day-to-day running) mà thay bằng COO (Chief Operating Officer). Chief financial officer là giám đốc tài chính – người quản “túi tiền”.

Trong các công ty của Anh, cao nhất là Chairman, rồi đến Chief Executive Director hoặc Managing Director (hai chức này tương đương nhau nhưng Managing Director được dùng nhiều hơn). Sau đó đến các giám đốc, gọi là chief officer/director, thấp hơn là manager. Board là từ chỉ toàn thể các director và họ họp ở phòng gọi là boardroom. Đứng đầu bộ phận hay phòng, ban là director, ví dụ research deparment có research director.
Người đứng đầu một department, division, organization… được gọi theo cách “dân dã”, “thân mật”, không chính thức (informal) là boss (sếp). Managing Director hay được dùng ở Úc, Singapore… ngang với CEO, tương đương tổng giám đốc (director general hay general director) ở ta. Tuy nhiên, ở Philippines, Managing Director được gọi là President.

Chức vụ trong các công ty lớn của Nhật hơi “rườm rà”. Chẳng hạn, Mitsui O.S.K. Lines – doanh nghiệp vận tải hàng hải lớn nhất thế giới, điều hành (operate) đội tàu trọng tải khoảng 45,5 triệu DWT – có cả Chairman và President. Chairman “to” hơn President (tuy cùng dịch là “chủ tịch”).
President Executive Director là chủ tịch công ty, Senior Managing Executive Officer là giám đốc điều hành cấp cao (có 3 vị cùng chức này), rồi đến 9 giám đốc điều hành (Managing Executive Officer); ngay sau đó là 8 giám đốc (Executive Officer). Mỗi vị nói trên phụ trách một phần việc với mức độ quan trọng khác nhau.

Đối với người Mỹ, trong một công ty quy mô trung bình, giám đốc hoặc tổng giám đốc được gọi là “President” và chủ tịch hội đồng quản trị gọi là “chairman of de board”. ”President” do hội đồng quản trị là nhân vật thứ hai sau “chairman of the board”.
Tuy nhiên nếu một công ty trung bình có chức vụ: “chủ tịch kiêm luôn giám đốc điều hành chung“ (President and CEO – Chief Executive Officer) thì khi đó “chairman of the boar” có quyền hạn rất giới hạn hoặc chỉ có tính tượng trưng.Trong một công ty nhỏ của Mỹ, chức vụ “President” chỉ đơn giản là Ceo. Còn trong một công ty qui mô lớn của Mỹ “President” được gọi là COO (chief operating Officer), thường được thuê ngoài và phụ trách nhân sự và hành chính trên cơ sở hàng ngày, trong khi đó chức vụ quan trọng nhất trong một công ty lớn của Mỹ là chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành chung: ”Chairman and CEO”.
Cũng trong một công ty lớn, còn có chức vụ phó giám đốc phụ trách tài chính được gọi là “Financial vice president” hoặc Vice president-finance” Trong công ty trung bình, giám đốc tài vụ gọi là CFO (chief financial officer) và trong công ty nhỏ gọi là “Treasurer” hoặc “controller”.

* Một điều cần lưu ý phần lớn các tước vị.
– Trong giao tiếp thương mại khi trao đổi name card hoặc danh thiếp công việc, hai bên thường đứng lên hơi cúi mình và nói “cám ơn” Người nhận phải liếc nhanh thiệp tên (không đuợc đọc kỹ và bình phẩm) ghi nhanh ngày tháng và nơi nhận để biết cách xưng hô thích hợp và sâu xa hơn, để biết tầm quan trọng của bên đối tác và quy mô của công ty mà ta đang giao dịch.

– Name card vừa nhận nên để trước mặt trong suốt thời gian thương thảo, không nên để ngay vào túi hoặc sổ name card. Nếu không may vừa hết name card phải tỏ lời xin lỗi và sẽ gửi sau (phải chắc chắn gửi sau). Nếu bên đối tác có ba người phải đưa danh thiếp cho cả ba người vì người không được nhận (thường có chức vụ thấp hơn) sẽ cảm thấy tủi thân. chỉ đưa name card khi thật sự thấy cần thiết, không nên phân phát thiệp vô tội vạ, làm giảm giá trị người đưa và có khi gặp phiền toái nữa.

– Khi đọc danh thiếp chúng ta không chỉ xem “chức gì” mà nên xem thêm chi tiết khác để biết chức ấy “to” đến đâu, có giống với cách hiểu của ta về “chủ tịch”, “giám đốc” hay “trưởng phòng”, “cán bộ”… không.
Ví dụ: Trên danh thiếp ghi APL (một hãng vận tải biển lớn của Mỹ), sau đó APL Vietnam Limited, North Vietnam Branch Manager. Như vậy manager này thuộc chi nhánh miền Bắc Việt Nam của công ty ở Việt Nam, không phải của APL “xuyên quốc gia” hay của cả nước mà chỉ là “miền Bắc”.
Chúng ta nên quan tâm đến hệ thống chức vụ của mỗi nước (hay mỗi tổ chức) có liên quan, chẳng hạn Secretary là thư ký (ở ta chức vụ này thường thuộc về phái nữ với đặc điểm trẻ trung, xinh đẹp), nhưng Secretary of State ở Mỹ là Bộ truởng Bộ Ngoại giao (hiện nay là bà vợ của Bill Clintorn , lương 200.000 USD (khoảng 3,2 tỷ đồng/năm), UN Secretary General – Tổng thư ký Liên hợp quốc – chức danh lớn nhất hành tinh… Có nước quy định Permanent secretary ngang thứ trưởng, Senior Minister là bộ trưởng cao cấp…
Thuật ngữ của Việt Nam, chúng ta hiểu Party General Secretary là Tổng bí thư Đảng CS Việt Nam, Chairman of Hanoi People’s Committee không giống Mayor (thị trưởng)… Nhiều công ty có “Cổng/trang thông tin điện tử” (website) nên có thể vào đây để biết “tầm cỡ” của chức vụ và công ty.
– Khi dịch sang tiếng Anh, chúng ta cần xem “nội hàm” (thực chất) chức đó là gì. Cùng là “người đứng đầu”, “trưởng” nhưng dịch rất khác nhau. Với Cục Hàng hải Việt Nam dùng Chairman nhưng Cục Đầu tư nước ngoài (Bộ Kế hoạch và Đầu tư) lại là General Director… Manager thường là trưởng phòng; head, chief, director cũng là “trưởng”… Có khi “ban” lại lớn hơn cục, vụ (ví dụ: Ban Đối ngoại Trung ương Đảng) và trưởng ban có thể dịch là Director. Trợ lý Tổng giám đốc là Assistant (to) General Director, nhưng không nên viết tắt là Ass General Director mà không có dấu “.” (chấm) sau chữ “s” vì Ass là con lừa. Nên viết tắt là Asst). State Bank Governor là Thống đốc Ngân hàng nhà nước (trước đây dịch là State Bank General Director). Thủ tướng Đức là Chancellor, không dùng Prime Minister…

– Chức to hay nhỏ còn do… “mẹo” dùng. Project Manager là người phụ trách một dự án – có khi hàng nghìn tỷ đồng, nhưng có khi lại chỉ vài… triệu đồng tiền ta như dự án “marketing” để xem làm được gì mà “sống” hay không của một công ty TNHH một thành viên do một người sở hữu đồng thời là “Tổng giám đốc”. Làm xong “dự án” marketing đó, làm tiếp “dự án” “tìm thêm người” cho công ty đỡ “quạnh hưu” mà vẫn chỉ cần dùng danh thiếp project manager.

s2-MG_Logo-crop

Chúc bạn thành công!

Marketing Officer

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s